Conseils pour organiser un bon voyage d’affaires

Définir un but précis pour votre voyage d’affaires

Avant toutes choses il est primordial de définir les besoins et les objectifs à atteindre lors de ce voyage d’affaire. Que ce soit pour l’organisation d’un séminaire dont le but est de renforcer les liens d’une équipe ou encore d’un voyage pour réaliser le bilan de l’année, aller à rencontre des clients, des fournisseurs ou pour effectuer une formation, tous n’impliquent pas les mêmes activités et la même préparation. La cible de l’événement sera aussi à tenir en compte et l’organisation dépend selon que ce soit pour des salariés, pour des clients, des partenaires ou des chefs d’entreprise.

Elaborer un planning et un cahier des charges

Lors de l’organisation d’un voyage d’affaires, il est essentiel d’être très organisé. En effet, il existe une multitude de tâches à accomplir et en oublier une peu vite arriver. C’est pour cette raison qu’il est fortement conseillé de créer un retro-planning qui permettra de suivre l’ordre des activités à faire. Dans ce rétro-planning, on y découvre le budget qui est une étape importante à fixer lors de la préparation, il se calcule par personne et par jour. La localisation de l’événement ainsi que la catégorie d’hébergement, seront à réserver à l’avance. Les prestations et les prix varient d’un lieu à un autre. Il faudra tout de même se renseigner sur la qualité de leurs hébergements pour mettre à l’abri des mauvaises surprises. La restauration doit convenir à tous les participants sans pour autant avoir un repas gastronomique. Il est essentiel de connaître les gouts de chacun : végétariens, allergies, etc. L’idéal est de faire passer une feuille de choix de menus avant le séminaire ou de prévoir un large choix de menus pendant le séjour. Il faudra ensuite demander un devis de certain nombre de prestataires pour organiser les activités, comparer leur offre et leurs prestations pour choisir celle qui convient le mieux à l’entreprise.

Motiver tous les participants

Une fois le but du séminaire défini, le budget déterminé, le lieu et l’hébergement choisi, il faut penser aux activités que vous allez proposer aux participants. Evidemment celles-ci seront varie en fonction de votre cible et le but du voyage. Quoiqu’il en soit la difficulté sera de rassembler l’ensemble des salariés autour d’une cause commune. L’ensemble des intervenants ne devra pas se sentir mal à l’aise ou mis de côté. C’est un dilemme très compliqué parce que chaque personnalité est différente. Les activités ne seront pas choisies au hasard et elles devront avoir une place légitime dans l’événement. L’organisateur du séminaire peut offrir un cadeau d’entreprise, comme une porte clef personnalisé pas cher par exemple, aux salariés en guise de souvenir pour l’événement. Il faudra sûrement demander l’intervention des prestataires externes qui prendront en charge les participants. Il est alors primordial de définir clairement avec eux le thème des activités et les objectifs.

Post Author: admintrv

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *